In giấy khen trong Word - Số lượng nhiều, nhanh chóng, hiệu quả

Bạn thường xuyên làm các công việc văn phòng, trường học, in giấy khen thưởng cho học sinh, cán bộ, viên chức với danh sách khá dài,.Bạn hoàn toàn có thể tự in nhanh chóng, nhờ các mẫu giấy khen trong file word có sẵn. Hoặc các phần mềm tạo ảnh chuyên nghiệp. Bài viết hôm nay, sẽ hướng dẫn bạn cách in giấy khen trong Word, một cách nhanh chóng, đơn giản và số lượng nhiều, bạn cùng theo dõi bài viết nhé.

Đế tản nhiệt VSP COOLER N19 (1*Fan 14cm)

180.000₫

Đế tản nhiệt Laptop VSP Notebook Cooler Pad N21 RGB

230.000₫

Đế Tản Nhiệt Laptop VSP Cooler N24 (2*Fan 14cm)

200.000₫

Đế tản nhiệt LAPTOP VSP N23 COOLER – 2FAN

200.000₫

Ổ cứng SSD Western Digital Blue SA510 500GB M.2 2280

1.590.000₫

Ổ cứng SSD Lexar 2.5″ 256GB Sata III 6Gb/s (NS100-256GB)

650.000₫

Ổ cứng SSD Kingston KC600 512GB 2.5 inch SATA3

2.390.000₫

SSD Silicon Power A60 256GB M2 2280 PCIe

900.000₫

1. Chuẩn bị trước khi in giấy khen hàng loạt trong Word

– Máy tính cài sẵn chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Office Word. Bài viết này, mình sử dụng Word 2016.

– Sử dụng một mẫu giấy khen .doc sẵn có để chỉ việc trộn thư.

– Bạn cần có một file Excel danh sách khen thưởng đã tạo sẵn, có thể tạo 1 danh sách khen thưởng như hình dưới.

– Chuẩn bị máy in, giấy in và mực in để không bị gián đoạn khi in.

2. Cách in giấy khen hàng loạt trong Word

Bước 1: In giấy khen trong Word từ tính năng Mail Merge

Mở file Word là mẫu giấy khen lên, nhấn vào tab Mailings > Chọn Start Mail Merge, chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để thực hiện các bước Mail Merge.

Bước 2: Tùy chọn các tính năng trong Mail Merge

Ở đây là dùng Giấy khen nên bạn chọn Letters, chọn Next: Starting document.

Tiếp theo, chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại), chọn Next: Select recipients.

Bạn sẽ phải thêm danh sách tên học sinh cho phần khen tặng, lớp, đạt danh hiệu gì,… để ứng dụng Word tự động thêm các thông tin vào trong Giấy khen. Nếu chưa có thì bạn sẽ chọn là Type a new list để tạo mới.

Bước 3: Chọn file khen thưởng cần in

Bạn đã có danh sách khen thưởng trong file Excel, nên bạn chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) > Chọn Browse để tìm đến file danh sách khen thưởng > Chọn file Excel muốn thêm > Nhấn Open.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì bạn bỏ tick chọn trước tên của người đó, chọn xong bạn nhấn OK.

Bước 4: Chọn thông tin phù hợp với file Excel

Bạn đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin, chọn Mailings > Chọn Insert Merge Field > Chọn thông tin phù hợp với các thông tin trong file Excel danh sách khen thưởng.

Bạn cũng có thể thực hiện việc chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải, sau khi đã thêm xong > Chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư.

Bước 5: Xem và kiểm tra trước nội dung khi in giấy khen trong word

Bạn nhấn chọn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng giấy khen (mỗi giấy khen sẽ là 1 tên người, 1 lớp, 1 danh hiệu tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác bạn chọn Next: Complete the merge.

Bước 6: In giấy khen

Để in giấy khen thì bạn nhấn chọn Print > Bạn có thể in toàn bộ danh sách khen thưởng, còn nếu chỉ in 1 bản hiện tại thì bạn chọn Current record hoặc chủ động chọn in những giấy khen mình muốn theo danh sách file Excel đều được.

3. Một số lưu ý khi in giấy khen hàng loạt trong Word

Nếu in bằng khen với số lượng lớn thì bạn nên sử dụng giấy couche.

Nếu cần in gấp với số lượng ít thì sử dụng in laser. Với kiểu in này bạn cần sử dụng một tờ giấy Fort. Kích thước giấy khen khổ A4, đặt lồng cuống dưới tờ giấy khen. Như vậy giấy khen sẽ không bị hỏng hay biến dạng trong quá trình sử dụng máy sấy laser.

Chọn một trong các mẫu giấy khen đẹp file word. Hoặc dùng luôn phôi giấy khen học sinh và tiến hành các thao tác như trên. Bạn cùng lúc làm xong tất cả giấy khen, theo danh sách khen thưởng mà không sót một ai.